DukesDenmark Vedtægter

DukesDenmark vedtægter

Revideret 20-08-2017

  • 1. Navn og hjemsted

Foreningens navn er DukesDenmark

Foreningen har hjemsted i Esbjerg Kommune.

 

  • 2. Foreningens formål

Foreningens formål er at skabe gode muligheder for at dyrke e-sport med udgangspunkt i medlemmernes interesse og engagement. Det sociale liv og medlemmernes fælles virke og ansvar er udgangspunkt for virksomheden. Et fællesskab for computerspilsinteresserede.

Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig foreningens formål.

 

  • 3. Medlemskab

Som aktivt medlem kan optages enhver, som kan tilslutte sig foreningens formål. Udmeldelse kan skriftligt ske til kasseren. Medlemskabets varighed udgør som udgangspunkt fra maj til april efterfølgende år.

 

  • 4. Kontingent

Foreningens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen, suppleant samt unge udvalget fritaget for kontingentbetaling.

Stifter eller 5 år i bestyrelsen udløser status af æresmedlem og er fritaget for kontingentbetaling og får gratis LAN.

 

  • 5. Generalforsamlingen

Generalforsamlingen har med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.

Den ordinære generalforsamling holdes en gang om året i årets første kvartal.

 

Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:

  1. Valg af dirigent.
  2. Bestyrelsens beretning.
  3. Fremlæggelse af foreningens regnskab.
  4. Fremlæggelse af foreningens budget til orientering.
  5. Indkomne forslag.
  6. Fastsættelse af kontingent for medlemmerne.
  7. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
  8. Valg af suppleant, samt valg af observatører til bestyrelsen.
  9. Valg af revisor.
  10. Eventuelt. (punkter skal indsendes til bestyrelsen senest 7 dage inden)

 

Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Denne må ikke være medlem af bestyrelsen, dog kan man se bort fra dette hvis der ikke er andre tilstede end bestyrelsen.

Adgang til generalforsamlingen har kun de i § 3 nævnte medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte have inviteret. Stemmeret har kun de i § 3 nævnte medlemmer. Hvert medlem har én stemme. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflertal. Stemmeret har ethvert medlem af foreningen, der har været medlem i mindst 3 måneder, og som ikke er i kontingentrestance. Dog kan intet medlem afgive mere end sin egen stemme samt 1 fuldmagts stemme.
Børn under 18 år har stemmeret på generalforsamlingen, men kan ikke deltage i bestyrelsen med stemmeret.

Revisor vælges for 1 år af gangen og kan godt blive genvalgt.

Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til medlemmerne med mindst 2 ugers varsel.

Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg.

Valg foregår som følgende:

Hvis mere end en person stiller op til samme post, afholdes der en anonym afstemning som foregår med stemmeseddel som udleveres af Formanden.

Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen beslutter det, eller mindst 5 medlemmer begærer det skriftligt, med angivelse af de punkter som ønskes behandlet. Indkaldelse sker skriftligt med mindst 14 dages varsel. Den foreslåede dagsorden vedlægges.

 

  • 6. Bestyrelsens sammensætning og valg

Bestyrelsen består af 7 personer samt en suppleant. Der vælges en formand, næstformand, kasserer, en sekretær og yderligere 3 medlemmer samt suppleant. De enkelte bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen. Genvalg kan finde sted.

Formanden og 3 medlemmer er på valg i lige år og næstformand samt de resterende 2 medlemmer i ulige år.

Op til 2 medlemmer kan vælges som observatører i bestyrelsen uden stemmeret og ansvar. Valget finder sted på generalforsamlingen for et år ad gangen.

For at opstille til bestyrelsen skal man i det samme år som man ønsker at opstille have været medlem af foreningen i mindst et år..

 

  • 7. Bestyrelsens opgaver og virke

Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold.

Bestyrelsen er ansvarlig overfor Esbjerg Byråd for anvendelse af det modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden.

Formanden udarbejder årligt en beretning til fremlæggelse på generalforsamlingen.

Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst én gang årligt.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt, og når formanden finder det fornødent, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det.

Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker elektronisk med 14 dages varsel og med angivelse af dagsorden.

Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.

Børn og unge deltager i foreningen derfor skal bestyrelsen, samt hjælpere over 15 år udfylde en børneattest. Hvert år senest den 1. april indsender bestyrelsen børneattester for hele bestyrelsen og alle hjælpere til kommunen.

Bestyrelsen kan ikke vinde præmier.

 

  • 8. Budget, regnskab og formueforhold.

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til godkendelse på generalforsamlingen. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.

Tilskudsregnskab skal indsendes til godkendelse i Esbjerg Kommune senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.

Foreningens indtægter bruges blandt andet på følgende:

Udgifter til afholdelse af LAN, Præmier til LAN, Bestyrelsesmøder, Erkendtligheder til bestyrelse, Udstyr, servere og hjemmesider, reklame og social arrangement for crew.

 

  • 9. Revision

Revisorerne skal hvert år i 1. måned gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdninger er til stede. Regnskabet forsynes med en påtegning. Revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger. Ved samlede tilskud på under 500.000 kr. revideres regnskabet af en af generalforsamlingen valgt revisor. Den valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linje eller i sidelinjen så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne. Ved samlede tilskud på 500.000 kr. eller derover revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor eller en registreret revisor.

Tilskudsregnskabet skal være revideret i henhold til Folkeoplysningslovens bestemmelser.

 

  • 10. Tegning

Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.

 

  • 11. Hæftelse

Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter denne lov, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven.

 

  • 12. Vedtægtsændringer

Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med 2/3 af de afgivne stemmer.

Vedtægtsændringer skal endvidere indsendes til Esbjerg Kommune, før de er gyldige, for at sikre at de til stadighed opfylder lovens krav.

 

  • 13. Ophør

Beslutning om foreningens ophør kan kun tages op på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at være beslutningsdygtig skal mindst 1/2 af foreningens stemmeberettigede medlemmer være til stede, og mindst 2/3 af disse skal stemme for forslaget, før foreningen kan opløses.

Er denne ekstraordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor stemmeflertallet afgør, om foreningen skal opløses.

Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål inden for folkeoplysningslovens område.

 

  • 14. Præmier

Det er medlemmernes eget ansvar at svare/indberette B skat af modtagne præmier.

Præmier til arrangementer bliver indkøbt for foreningens egne penge, eller sponsoreret af sponsorer.


Forening for eSport