Privatlivspolitik for DukesDenmark

Gældende pr. 21. august 2019

DukesDenmark behandler personoplysninger om vores medlemmer og frivillige. Vi skal som forening derfor også overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, som kort beskriver, hvordan vi i foreningen behandler personoplysninger.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare, saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller når du anmoder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
DukesDenmark er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig, og vi sikrer, at dine oplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Hvis du har spørgsmål til foreningens privatlivspolitik eller til vores behandling af dine oplysninger, kan du altid kontakte os her:

Dataansvarlig: DukesDenmark
Adresse: Kløvertoft 9, 6760 Ribe
Telefonnr.: 26799536
Mail: formand@dukesdenmark.dk
Hjemmeside: www.dukesdenmark.dk

Behandling af personoplysninger
I DukesDenmark behandler vi følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger:
    1. Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, fødselsdato, telefonnr., mailadresse, indmeldelsesdato og IP-adresse.
    2. Vi behandler oplysninger om din aktivitet på DukesDenmark’s Discord-server, heriblandt oplysninger din aktivitetshyppighed og hvilke spil, du spiller.
    3. Vi behandler forskelligt mediemateriale heriblandt situationsbilleder, video og live streaming fra aktiviteter og arrangementer i DukesDenmark. I forbindelse med din godkendelse af vores medlemsbetingelser, har du også godkendt at diverse mediematerialer, kan blive brugt til markedsføring.
  2. Oplysninger om frivillige:
    1. Vi behandler almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, fødselsdato, telefonnr., mailadresse og IP-adresse.
    2. Vi behandler oplysninger om din aktivitet på DukesDenmark’s Discord-server, heriblandt oplysninger din aktivitetshyppighed og hvilke spil, du spiller.
    3. Vi indhenter årligt en fornyet børneattest, når man agerer frivillig i DukesDenmark, da der foreligger et krav herom, når frivillige er i kontakt med børn under 15 år.
    4. Vi behandler forskelligt mediemateriale, heriblandt situationsbilleder, video og live streaming fra aktiviteter og arrangementer i DukesDenmark. I forbindelse med din godkendelse af vores medlemsbetingelser, har du også godkendt at diverse mediematerialer, kan blive brugt til markedsføring.
  3. Oplysninger om ikke-medlemmer:
    1. Vi behandler oplysninger om din IP-adresse
    2. Vi behandler oplysninger om din aktivitet Discord, såfremt du har tilmeldt dig vores DukesDenmark server

Her indsamler vi oplysningerne fra
Vi får som udgangspunkt alle dine almindelige personoplysninger fra dig selv i forbindelse med din tilmelding som medlem i DukesDenmark. Derudover indhenter vi data via din IP-adresse og DukesDenmark’s server på Discord.

Formål med behandling af dine personoplysninger
I DukesDenmark behandler vi dine personoplysninger til bestemte formål, som fremgår nedenfor, når vi har en lovlig grund hertil.

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At behandling af dine oplysninger er nødvendige for at kunne planlægge og aftale vores sociale aktiviteter og arrangementer
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent
  • At kunne vise situationsbilleder fra aktiviteter og arrangementer i DukesDenmark
  • At du har givet dit samtykke til, at vi må behandle oplysninger om dig

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at kunne opkræve kontingent og sende nyhedsbreve
  • At kunne registrere vores medlemsaktivitet
  • At kunne planlægge, gennemføre og forbedre foreningens aktiviteter

Formålene med at behandle oplysninger om frivillige medlemmer er:

  • At vi kan koordinere og håndtere de frivilliges opgaver i foreningen
  • At kunne opfylde lovgivningen – herunder kravet i Serviceloven om at indhente børneattester på frivillige, som arbejder med børn og unge under 15 år

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, kan det ske på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det vurderes nødvendigt for at kunne behandle dine personoplysninger til de formål, som er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke sker det på et frivilligt grundlag, og du vil til enhver tid kunne trække dit samtykke tilbage ved at rette henvendelse til os herom.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med dit medlemskab i DukesDenmark sker der en videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Esbjerg Kommune, som støtter foreningen med blandt andet medlems- og lokaletilskud.

Der kan desuden forekomme videregivelse af mediemateriale til markedsføring. Dette kan for eksempel indebære anvendelse af situationsbilleder til print, hvor et trykkeri får adgang til et begrænset omfang af billedfiler. Desuden deles billed- og videofiler på blandt andet vores hjemmeside og sociale medier.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Når du tilmelder dig som medlem i DukesDenmark, overføres og opbevares dine oplysninger i krypteret form til vores medlemsdatabase, som er en server, der er sikret med aktuelle krypteringsstandarder og placeret inden for EU. Udelukkende vores serveransvarlige gruppe har adgang til  alle personoplysningerne på serveren, men vores bestyrelse og aktive frivillige har adgang til dele af disse data.

Der er fra Esbjerg Kommunes side krav om, at vi opbevarer dine personoplysninger for det foregående år. Af administrative hensyn har vi derfor besluttet, at vi sletter oplysningerne om dig, når du ikke har været aktiv i foreningen i to sæsoner. Dette gælder hvad enten du er medlem eller frivillig i foreningen.

Dine rettigheder
Som forening har vi oplysningspligt. Det vil sige, at vi har pligt til at oplyse dig om, at du har ret til at vide, at vi behandler oplysninger om dig. Det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik.

Når vi behandler dine oplysninger, har du ifølge Persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har indsigtsret i de oplysninger, vi behandler om dig
  • Du har ret til at få ukorrekte oplysninger om dig berigtiget jævnfør retten til berigtigelse
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet jævnfør retten til at blive glemt.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger. Dette betyder, at vi skal udlevere dine oplysninger i et almindeligt anvendt format jævnfør retten til dataportabilitet

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores databehandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysningerne på vores dataansvarlige øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få ændret eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning hurtigst muligt.

Ved utilfredshed har du mulighed for at indgive en klage til tilsynsmyndighederne, Datatilsynet, over behandlingen af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi følger minimum en gang årligt op på, at vi overholder foreningens privatlivspolitik, og vi forbeholder os ret til at ændre i privatlivspolitikken. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst her på siden. Ved væsentlige ændringer vil du modtage en meddelelse herom via vores digitale medier.


Forening for eSport